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In Zeiten der Digitalisierung wachsen die Anforderungen von Kunden an Unternehmen stetig – und damit auch die Ansprüche der Manager an ihre Mitarbeiter. Die Devise: Immer komplexere Aufgaben müssen in immer weniger Zeit bearbeitet werden.

Für die Angestellten bedeutet das, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit effektiv zu nutzen. Im Laufe des (Arbeits-) Lebens entwickelt dabei jeder Mensch seinen eigenen Weg einer Priorisierung anstehender Aufgaben. Bewerkstelligt er erst die bekannten Punkte? Beziehungsweise das, was schnell erledigt ist? Oder widmet sich der Angestellte erst den großen Herausforderungen, die mehr Zeit in Anspruch nehmen?

Durch menschliche Faktoren wie beispielsweise Bequemlichkeit werden in den Büros dieser Welt oftmals zunächst die dringenden, einfachen, aber unwichtigen Aufgaben erledigt. Der Grund: Viele Mitarbeiter verwechseln Dringlichkeit mit Wichtigkeit. Dabei wirkt sich eine effiziente Priorisierung immer positiv auf die Produktivität aus – und ist damit ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Gerade in Zeiten der Digitalisierung, sich stetig weiterentwickelnder Märkte und wachsenden Wettbewerbs ist optimales Zeitmanagement zur Aufgabenbewältigung der entscheidende Punkt. Doch welche Möglichkeiten können Manager ihren Mitarbeitern an die Hand geben, um sie bei der Priorisierung zu unterstützen? Und wie können Angestellte diese umsetzen?

Wichtigkeit und Dringlichkeit

Mittlerweile existieren verschiedene Ansätze im Bereich des Zeitmanagements, wie beispielsweise die ALPEN-Methode, das Pareto-Prinzip oder die ABC-Analyse. Als eine der wohl bekanntesten Verfahrensweisen gilt jedoch das Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Methode oder -Matrix genannt. Mit dessen Anwendung erhalten die Angestellten eine Möglichkeit für effektiveres Lernen und Arbeiten. Namensgeber für die Methodik ist der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Der Vorteil: Sie ist einfach gehalten und somit auch leicht verständlich. Von der Grundidee her zielt das Prinzip auf eine präzise Kategorisierung von Aufgaben ab. So wird für die weitere Bearbeitung Wesentliches von Unwesentlichem unterschieden. Dabei erfolgt die Einteilung nach zwei Parametern: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Der Wichtigkeitsaspekt ist dabei auf sachlicher Ebene zu verstehen und findet dann Anwendung, wenn eine Aufgabe der Zielerreichung dient und den Betrieb verbessert. Dringlichkeit hingegen ist aus zeitlicher Sicht zu betrachten. Hier sind Aufträge einzuordnen, die zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen – andernfalls verlieren sie ihren Sinn.

Aufgaben zuordnen

Aufbauend auf den zwei Parametern entstehen vier Kombinationsmöglichkeiten zur Einordnung von Aufgaben: wichtig und dringlich; wichtig, aber nicht dringlich; dringlich, aber nicht wichtig sowie weder wichtig noch dringlich. Projekte von höchstem Wert umfasst die Rubrik wichtig und dringlich. Diese sollten sofort von der jeweiligen Person, der die Angelegenheit vorliegt, selbst erledigt werden. Um die Aufgabenanzahl in diesem Quadranten so gering wie möglich zu halten, können Angestellte hier jedoch vorbeugend agieren: beispielsweise durch die Beantwortung der Frage, ob das Anliegen wirklich wichtig ist oder nur aufgrund der Dringlichkeit so wirkt.

Ebenfalls selbst erledigt werden sollten Zielstellungen, die wichtig, aber nicht dringlich sind, denn auch diese tragen erheblich zur Zielerreichung bei. Allerdings ist die Fertigstellung nicht an einen bestimmten Termin gebunden. Vielmehr kann der Arbeitnehmer selbst einen Zeitpunkt festlegen, zu dem diese fertiggestellt sein soll. Für die Bearbeitung sollte sich der Arbeitnehmer feste Zeiträume in seinem Arbeitstag blocken. So geraten die Aufgaben auch nicht in Vergessenheit. Angelegenheiten, die dringend, jedoch nicht wichtig sind, obliegt eine zeitnahe Bearbeitung. Diese muss jedoch nicht zwingend von der Person selbst erfolgen, sondern kann an Kollegen oder externe Dienstleister delegiert werden. Im Vordergrund steht dabei eine rechtzeitige und zufriedenstellende Bearbeitung. Aber Achtung: Trotz des Delegierens bleibt man selbst Ansprechpartner für die ausführenden Personen.

Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, unterliegen einer Zuordnung zum vierten Quadranten. Diese führen nach ihrer Umsetzung zu keinem genauen Ziel und müssen im Notfall nicht bearbeitet werden.

Transparenz durch Rollenverteilung

Arbeitet ein Angestellter nach dem Eisenhower-Prinzip, muss er zunächst eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben aufstellen. Diese gilt es nun nach den zwei Parametern zu sortieren. Den Anfang macht die Einteilung nach Wichtigkeit durch das Markieren der entsprechenden Aufgaben. Dann folgt eine Klassifikation nach Dringlichkeit. Liegen feste Terminierungen vor, gelten die To-dos als dringlich und sind ebenfalls so zu kennzeichnen. Nun müssen alle Aufgaben entsprechend den jeweiligen Kategorien zugeordnet werden, sodass eine Übersicht der anstehenden Anliegen sowie die Reihenfolge der Abarbeitung klar ersichtlich sind. Auf dieser Grundlage erstellen die Mitarbeiter ihre Aufgabenliste. Im Laufe des Arbeitstages kann es jedoch vorkommen, dass ein neues Anliegen auf dem Schreibtisch landet. Hier heißt es: reagieren, priorisieren und gegebenenfalls die bestehende Abfolge des Abarbeitens anpassen. Allerdings sollte dies nicht zu häufig geschehen, da der Arbeitsfluss so stetig unterbrochen ist und keine entsprechende Produktivität erzielt werden kann.

Hier haben Führungskräfte jedoch die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Unterstützung zu bieten, um die Unterbrechungen so gering wie möglich zu halten und somit Zeit für produktives Arbeiten zu gewährleisten. Einen Ansatz bieten rollen- und aufgabenbasierte Methoden wie beispielsweise aqro. Mithilfe der dabei entstehenden klaren Aufgaben- und Rollenverteilung ergibt sich Transparenz, von der sowohl Führungskräfte als auch die Belegschaft selbst profitieren. Denn so wird klar ersichtlich, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt an welcher Aufgabe arbeitet. Der notwendigen Rahmen für die jeweilige Umsetzung wird durch das Reservieren entsprechender Zeitfenster garantiert. Während die Priorisierung der Rollen bereits durch die Besetzungszeiten abgedeckt ist, bietet der rollenbasierte Ansatz durch die geschaffene Transparenz die Basis, auch die Aufgaben entsprechend zu ordnen. Vor allem Manager und Führungskräfte erhalten durch aqro den Überblick, was wie zu priorisieren ist.

Jeder Mensch ist anders

Vor allem in der heutigen digitalen und sich schnell verändernden Arbeitswelt stehen gutes Zeitmanagement sowie auch die richtige Priorisierung der Aufgaben hoch im Kurs. Die Implementierung von rollenbasierten Ansätzen wie aqro unterstützt dabei maßgeblich die verlässliche und risikofreie Umsetzung des Eisenhower-Prinzips. Gerade die so geschaffene Transparenz ist als großer Vorteil zu sehen. Oftmals galt das Fehlen einer einheitlichen Definition darüber, was wichtig ist und nicht, als großer Kritikpunkt an der Eisenhower-Methode – dieser ist durch transparente Verantwortlichkeiten hingegen entkräftet. Zudem gilt es stets zu bedenken: Da jeder Mensch anders ist, verfügt dieser auch jeweils über andere Sichtweisen und Erfahrungen, die er möglicherweise in seinen Entscheidungsprozess mit einbezieht. Deshalb sollte die Eisenhower-Matrix stets von jedem Mitarbeiter selbst angewendet werden – und das regelmäßig, um nicht durcheinanderzukommen.

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