Mehr Transparenz durch klare Rollenverteilung

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Der digitale Wandel wirbelt Geschäftsmodelle, Vertriebskonzepte, Marketing, Service und Kundenkommunikation durcheinander. Neue Anforderungen der Auftragnehmer sowie -geber benötigen modernes Know-how aufseiten der Mitarbeiter. Oftmals ist dies jedoch intern nicht vorhanden, sodass Unternehmen immer häufiger die Kapazitäten und das Wissen von externen Dienstleistern in Anspruch nehmen. Doch das sogenannte Outsourcing bringt oftmals starke Veränderungen für jeden Mitarbeiter mit sich – und damit auch ein hohes Diskussions- und Verunsicherungspotenzial. Häufig ist lange Zeit unklar, welche Angestellten im Unternehmen bleiben und welche zum externen Dienstleister gehen. Das zieht auch die Frage nach sich, welche Aufgaben welchen Arbeitnehmern von nun an obliegen und welche Rolle beziehungsweise Funktion diese einnehmen. Was auf die Mitarbeiter zukommt? Ungewiss.

„Abhilfe schaffen kann beispielsweise ein rollenbasierter Ansatz“, weiß Dr. Consuela Utsch, Geschäftsführerin der Acuroc GmbH sowie aqro GmbH und Expertin für Human Resource Management. „Die dadurch entstehende Transparenz ermöglicht sowohl der Belegschaft als auch dem Management eine umfassende Übersicht über die Rollenverteilung sowie Auslastung der einzelnen Mitarbeiter.“

Störungen? Fehlanzeige!

Mit dem digitalen Wandel gehen auch eine wachsende Komplexität der Aufgaben sowie steigende Anforderungen an Unternehmen und ihre Mitarbeiter einher. Übergreifende Tätigkeitsbereiche und Verantwortlichkeiten erschweren Geschäftsführern und Abteilungs-leitern ebenso den Überblick über die jeweiligen Verantwortungsbereiche wie der ständige Wechsel der Mitarbeiter zwischen Projekt- und Tagesgeschäft. Kommt dann noch Outsourcing hinzu, folgt oftmals Intransparenz.

„Rollenbasierte Methoden wie beispielsweise aqro setzen hier an und schaffen den notwendigen Rahmen für stress- und störungsfreies Arbeiten. Zusätzlich fördern sie die Entwicklung produktiver Ideen und stärken die Innovationskraft“, erklärt Utsch. „So erhalten Mitarbeiter Zeitfenster, die ihnen die Nutzung von Techniken und Aktivitäten zur Förderung der Innovationskraft gewähren.“

In diesen Zeiträumen sind die Angestellten ausschließlich in einer Rolle tätig und auch hauptsächlich in dieser ansprechbar – und dennoch ist die Abteilung für Kunden, Kollegen und externe Partner zugänglich. Dies gelingt durch das Vereinbaren effektiver und effizienter Kommunikationswege. Das minimiert Störungen um ein Vielfaches und sorgt somit für weniger Stress, was wiederum die Gesundheit der Arbeitnehmer schützt.

Transparenz schaffen

Ein weiterer Vorteil ist die geschaffene Transparenz. Denn mit aqro bietet sich Managern ein Tool, das die Auslastung der Mitarbeiter in den jeweiligen Rollen und Aufgaben klar aufgliedert. Das erleichtert die Entscheidung, welche Mitarbeiter aufgrund ihrer Rollen-zuteilung zum externen Dienstleister wechseln und welche Arbeitnehmer im eigenen Unternehmen bleiben. Zudem ermöglicht es auch die Übersicht darüber, welche Rollen zukünftig für die internen Mitarbeiter zur Verfügung stehen. „Dabei kommt dem vorhandenen Know-how eine besondere Bedeutung zu“, so die Acuroc-Geschäftsführerin. „Denn hier können Manager mögliche Wissenslücken ausfindig machen und ihre Mitarbeiter gezielt schulen oder Aufgaben neu verteilen, um die Ressourcen vollends nutzen zu können.“ Die klare Zuteilung erleichtert demnach die Erkenntnis darüber, wer an welchen Themen, Projekten und Serviceanfragen arbeitet und mit welcher Intensität. So erhalten Unternehmen durch rollenbasiertes Arbeiten eine ruhige Arbeitsatmosphäre, minimierte Verunsicherung der Mitarbeiter und damit einhergehend steigende Motivation sowie wachsende Produktivität.

Virtuelle Teams gewinnen an Bedeutung

Bisher droht der Mittelstand die Digitalisierung zu verschlafen. Die Verantwortlichen sind angehalten, die Weichen in Richtung digitaler Wandel zu stellen und sich den veränderten Markt- und Umweltbedingungen anzupassen. Denn wer nicht von der digitalen Konkurrenz überholt werden möchte, muss ihr zuvorkommen. Das kann jedoch nur mithilfe von entsprechendem Know-how, klaren Rollenverteilungen sowie einer hohen Innovationskraft optimal gelingen, wie sie beispielsweise durch rollenbasierte Ansätze erreicht werden. Da Unternehmen jedoch immer globaler und an verschiedenen Standorten agieren sowie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten, gewinnen gut funktionierende virtuelle Teams an Bedeutung. „Sorgen Manager für klare Verteilung von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten, erhalten Mitarbeiter die Chance, Innovationen auf Grundlage der aktuellen Kenntnisse im Betrieb zu entwickeln und umzusetzen“, erläutert Utsch. „So können sie sich aktiv in die Prozesse mit einbringen. Das vermittelt das Gefühl, ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens zu sein, was die Identifikation mit dem Arbeitgeber zusätzlich steigert und das große Potenzial der Mitarbeiterideen aufdeckt.“ Die dezidierten Rollen sollten dabei stets gemeinsam mit der Belegschaft erarbeitet werden, damit diese eine möglichst große Akzeptanz innerhalb des Teams erfahren.

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